Gweithdrefn Gwyno

Cyflwyniad

Yn Microlink ein nod yw darparu'r gwasanaeth gorau i'n cwsmeriaid gwerthfawr.  Fodd bynnag, os ydych yn teimlo nad yw'r gwasanaeth yr ydym wedi'i ddarparu wedi bod yr hyn yr oeddech yn ei ddisgwyl, rhowch wybod i ni fel y gallwn gydweithio â chi i unioni hyn cyn gynted â phosibl.  Yn ogystal, mae unrhyw adborth a dderbynnir yn werthfawr i wella ein Gwasanaeth Cwsmeriaid.

Mae'r ddogfen hon yn rhoi gwybodaeth am sut i wneud cwyn ac yn rhoi arweiniad i chi ar ein gweithdrefn.

Gwneud cwyn

Os ydych yn anfodlon â'r gwasanaeth a gawsoch, rhowch wybod i ni fel y gallwn ei gywiro.  Rydych yn gwsmer gwerthfawr i Microlink ac mae eich cwyn yn bwysig iawn i ni.

Rydym wedi ymrwymo i fynd i'r afael â phob cwyn yn llawn ac yn deg o fewn ein hamserlen gwyno.  Bydd aelod ymroddedig o'n tîm Atebion Cwsmeriaid yn gweithio gyda chi i fynd i'r afael â natur y gŵyn a phenderfynu ar y ffordd orau o'i datrys.

Sut i gysylltu â Thîm Atebion Cwsmeriaid Microlink

Mae dwy ffordd o gynyddu cwyn i ni:

• E-bost
• Post

Drwy E-bost

Mae'r cyfeiriad e-bost pwrpasol yn customersolutions@microlinkpc.com

Er mwyn i ni ymchwilio i'r gŵyn yn gyflym, mae'n ddefnyddiol eich bod yn darparu'r wybodaeth ganlynol yn eich e-bost.

• Eich enw llawn

• Enw'r cwmni (Os yw'n berthnasol)

• Lleoliad gwaith (Os yw'n berthnasol)

• Corff / Aseswr ariannu (Os yw'n berthnasol)

• Ffôn cyswllt Rhif

• Cyfeiriad e-bost

• Y rheswm dros y gŵyn

Drwy'r Post

Os yw'n well gennych anfon eich cwyn atom mewn llythyr, gallwch ysgrifennu atom yn y cyfeiriad canlynol:

Tîm Atebion Cwsmeriaid

Microlink PC (DU) Cyf

Tŷ Microlink

Lôn Brickfield

Chandlers Ford

RHEOL SEFYDLOG 53 4DP

Dylech gynnwys y wybodaeth ganlynol yn eich llythyr:

• Eich enw llawn

• Enw'r cwmni (Os yw'n berthnasol)

• Lleoliad gwaith (Os yw'n berthnasol)

• Corff / Aseswr ariannu (Os yw'n berthnasol)

• Ffôn cyswllt Rhif

• Cyfeiriad e-bost

• Y rheswm dros y gŵyn

Cam 1- Datrys cwyn

• Bydd ein Tîm Atebion Cwsmeriaid ymroddedig yn cofnodi ac yn cydnabod derbyn eich cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith.

• Bydd cynghorydd Tîm Atebion Cwsmeriaid yn cael ei neilltuo i'ch achos a bydd yn cysylltu â chi i drafod eich cwyn, a chasglu'r wybodaeth sydd ei hangen i ymchwilio'n llawn i'r gŵyn.

• Lle bo'n bosibl, byddwn yn ceisio datrys eich cwyn dros y ffôn. Fodd bynnag, os nad yw hyn yn bosibl, byddwn yn cytuno ar gamau gweithredu ac yn rhoi amserlen glir a'r camau nesaf i chi.

• Bydd ein Tîm Atebion Cwsmeriaid yn gweithio gyda chi i sefydlu gwraidd y gŵyn ac yn cynnwys yr holl bartïon perthnasol (rhanddeiliaid mewnol/allanol) i ddatrys y gŵyn mewn modd boddhaol.

• Cynhelir ymchwiliad, a bydd y cynghorydd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi ac yn rhoi gwybodaeth glir ar bob cam o'r broses.

• Ar ôl cwblhau'r ymchwiliad, bydd y cynghorydd yn cynhyrchu ymateb ysgrifenedig llawn, gan ddarparu amserlen ar gyfer digwyddiadau, ynghyd â chanlyniad yr ymchwiliad. a'u datrys.

• Bydd y cynghorydd yn trafod canlyniad yr ymchwiliad ac yn cyflwyno eu penderfyniad i chi.

• Os na fyddwn yn clywed gennych o fewn 15 diwrnod gwaith ar ôl rhoi gwybod i chi am ganlyniad eich cwyn, byddwn yn cymryd hyn fel eich bod yn derbyn y penderfyniad yn ffurfiol ac yn cau eich achos.

• Os ydych yn anhapus gyda'r penderfyniad gallwch wneud cais i'ch achos gael ei ddwysáu i dîm rheoli Microlink.

Mae'r llwybr uwchgyfeirio fel a ganlyn:

Uwchgyfeirio Cam 2 – Tîm Rheoli Atebion Cwsmeriaid

Uwchgyfeirio Cam Olaf – Uwch Dîm Rheoli

Cam 2- Uwchgyfeirio (Rheoli Atebion Cwsmeriaid)

Bydd eich achos yn cael ei gyfeirio at y tîm Rheoli Atebion Cwsmeriaid a fydd yn cael y gŵyn lawn a chopi o'r ymateb sy'n manylu ar ganlyniad yr ymchwiliad cychwynnol.

• Bydd Rheolwr Atebion Cwsmeriaid yn cael ei neilltuo i'ch achos ac yn cynnal ymchwiliad ar wahân.

• Bydd y Rheolwr Atebion Cwsmeriaid yn trafod canlyniad eu hymchwiliad gyda chi ac yn rhoi gwybod i chi os ydynt yn cytuno â'r penderfyniad cwyn gwreiddiol ac yn rhoi cyfiawnhad dros eu penderfyniad neu'n rhoi gwybod i chi am eu penderfyniad ar wahân.

• Os na fyddwn yn clywed gennych o fewn 15 diwrnod gwaith ar ôl rhoi gwybod i chi am ganlyniad eich cwyn, byddwn yn cymryd hyn fel eich bod yn derbyn y penderfyniad yn ffurfiol ac yn cau eich achos.

• Os nad ydych yn fodlon â'r penderfyniad ymchwilio ar wahân, gallwch ofyn i'ch cwyn gael ei gwaethygu i Uwch Dîm Rheoli Microlink i'w hadolygu'n derfynol, gan nodi'n ysgrifenedig pam eich bod yn anfodlon â'r canlyniad.

Uwch Reolwyr Cam Olaf (Uwch Reolwyr)

• Bydd eich cwyn yn cael ei hadolygu gan aelod o'r uwch dîm Rheoli a fydd yn ystyried canfyddiadau a phenderfyniad cychwynnol yr ymchwiliad ynghyd â'r ymchwiliad a'r canlyniad ar wahân.

• Bydd yr Uwch Reolwr yn ymgysylltu â rhanddeiliaid allanol/mewnol lle bo angen ac yn llunio adroddiad o'u canfyddiadau a'u penderfyniad terfynol.

• Os na fyddwn yn clywed gennych o fewn 15 diwrnod gwaith ar ôl rhoi gwybod i chi am ganlyniad eich cwyn, byddwn yn cymryd hyn fel eich bod yn derbyn y penderfyniad yn ffurfiol ac yn cau eich achos.

• Bydd copi o'r adroddiad Uwch reolwyr yn cael ei ddarparu i chi a bydd eich achos wedi cau.

Adolygiad Annibynnol

Os teimlwch nad yw eich cwyn wedi'i datrys yn foddhaol, gallwch gyfeirio eich cwyn at eich tîm gwasanaeth perthnasol i gynnal adolygiad annibynnol.

• Os ydych yn gwsmer Corfforaethol, cysylltwch â thîm Addasu Gweithle cleient neu Anabledd eich cwmni.

• Os ydych yn fyfyriwr DSA, cliciwch yma